Nieuws - Succesvolle implementatie Lean tools bij 18 teams

Gepubliceerd op: 30 november 2021

Een project van 14 maanden afronden, dat is best bijzonder. Meer dan een jaar werkte Lean Management Consultant Bart Segers aan een van zijn grootste projecten tot nog toe. Vorige week na de positieve audit wist onze Lean-expert ook 100% zeker dat zijn project geslaagd was: 120 medewerkers bij onze klant in Puurs konden rekenen op zijn expertise om nieuwe vereisten op de supply chain afdeling te implementeren.

In grote pharma- of productiebedrijven gebeurt het wel vaker: er worden op globaal niveau nieuwe richtlijnen vastgelegd om processen te verbeteren en de kwaliteit te verhogen. Die voorschriften moeten dan in alle vestigingen worden toegepast. Zo’n implementatie vraagt een duidelijk plan en de nodige expertise in Lean management.

Onze klant moest zo’n pakket uitrollen bij 18 verschillende teams en rekende hiervoor op de expertise van Select Projects. Bart Segers, die onlangs zijn diploma als Black Belt Project Manager behaalde, nam hierin de lead en wist het project met succes ten einde te brengen.

Handboek omzetten in concrete tools

Wat hield het project in?

Bart: ‘Ik kreeg in september 2020 de nieuwe voorschriften en 14 maanden later zouden die bij 18 teams geïmplementeerd moeten zijn. Je start met een handboek van 54 pagina’s waarin alles uitgelegd staat. Maar dit kan je niet zomaar doorsturen naar alle medewerkers op de werkvloer. Het was mijn verantwoordelijkheid om dit om te zetten in concrete acties, nieuwe templates, andere meetingstructuren zodat de gehele afdeling na 14 maanden volgens de eisen in het handboek zou werken.’

Hoe begin je aan zo’n project?

Bart: ‘Met een goede voorbereiding. We starten zoals altijd met het bestuderen van de afdeling zoals die nu werkt: hoe is het bedrijf gestructureerd, welke processen kunnen we veranderen, hoe maken we de komende veranderingen visueel? Hoe zorgen we ervoor dat het tastbaar wordt voor de mensen die ermee moeten werken?’

Kan je een voorbeeld geven van zo’n verandering?

Bart: ‘Iets heel eenvoudig dat we de teams hebben bijgebracht is een dagelijks kort operationeel overleg. Dat deden ze daarvoor nog niet. Iets anders zijn de templates die we hebben aangepast. Je brengt mensen andere methoden bij om te werken en dat is soms moeilijk. Ze moeten plots anders gaan werken, daarom is change management hier ook erg belangrijk.’

Een project van 14 maanden zonder fysieke meetings

Hoe vaak stond je in contact met de teams van de klant?

Bart: ‘Ik sprak elk team zo’n 2u per week. Soms gaf ik echt les, soms traden we ook in discussie met elkaar. Ik stelde iets voor, zij stelden iets anders voor en dan was het aan mij om af te toetsen of het tegenvoorstel ook voldoende was voor de nieuwe standaarden.’

Was dat de grootste uitdaging in dit project?

Bart: ‘De omvang was zeker voor mij een uitdaging. Dat in combinatie met de tijd. Op 14 maanden zo’n pakket uitrollen bij 18 teams, daar heb ik veel uit geleerd. Bovendien heb ik de teams nooit fysiek ontmoet, alles gebeurde op afstand omwille van Covid. Ik ben wel erg trots dat al die uren, alle sessies en opleidingen uiteindelijk tot een positief resultaat hebben geleid.’

'Het voelt zoals een rijexamen'

Wat is het uiteindelijke verdict? Is het project geslaagd?

Bart: ‘We zijn meer dan geslaagd. De audit was erg spannend. Gedurende die drie dagen kan je zelf niets meer doen. Je moet erop vertrouwen dat je de mensen voldoende hebt opgeleid. Het voelt een beetje als een rijexamen. Je zit naast je zoon of dochter, maar mag niet ingrijpen tijdens het examen. Je hoopt dat jullie samen genoeg hebben geoefend zodat hij of zij het nu ook alleen kan verderzetten. Dat was bij de teams die ik heb opgeleid zeker het geval.’

Op naar het volgende project?

Bart: ‘Zeker! Eerst volgen nu nog drie maanden aftercare waarin ik de teams nog wat kan bijsturen en opvolgen. Daarna start ik een volgend project binnen Select Projects. Wat dat zal zijn, weten we nog niet. Bij deze klant zijn er nog heel wat teams waar hetzelfde pakket dient uitgerold te worden, maar ik sta ook open voor andere projecten. De ervaring die ik hier heb kunnen opbouwen, hebben van mij een nog betere versie van mezelf gemaakt. Dat neem ik graag mee naar volgende uitdagingen binnen Select Projects.’